مرجع تخصصی پروژه های دانشجویی > پروژه دات کام <

ERP مخفف Enterprise Resource Planning مي باشد . ERP روشي براي مجتمع كردن (انتگرال گيري) داده ها و فرآيندهاي يك سازمان در يك سيستم واحد مي باشد. سيستم هاي ERP اغلب داراي اجزاء مختلفي از قبيل سخت افزار و نرم افزار مي باشند ، براي انتگرال گيري ، اكثر سيستم هاي ERP از يك نرم افزار مديريت پايگاه داده ي (database) يكسان استفاده مي كنند تا داده ها را براي توابع مختلف سازمان ها ذخيره كنند .

واژه ERP در اصل نشان دهنده ي اين است كه چگونه يك سازمان بزرگ براي استفاده از منابع نامحدود سازماني، سازماندهي مي شود . در گذشته سيستم هاي ERP در شركت هاي صنعتي تر بيشتر مورد استفاده قرار مي گرفتند .
اگرچه كاربرد ERP تغيير كرده و بسيار فراگير نشده ، امروزه اين روش در هر نوع شركتي مورداستفاده قرار مي گيرد ، گذشته از نوع صنعت آن ، در حقيقت ، سيستم هاي ERP تقريباً در همه ي سازمان ها چه كوچك چه بزرگ مورد استفاده قرار مي گيرند.
به منظور اين كه يك نرم افزار به عنوان ERP درنظر گرفته شود ، بايد يك سازمان با عامليتي براي 2 سيستم يا بيشتر را فراهم كرد . در حالي كه برخي از بسته هاي ERP تنها دو تابع را براي يك سازمان پوشش مي دهند . (مانند QuickBooks:Payroll and Accountiny) ، اكثر سيستم هاي ERP توابع مختلفي را پوشش مي دهند .
سيستم هاي ERP امروزه مي توانند حوزه ي وسيعي از توابع را پوشش داده و آن ها را در يك نرم افزار مديريت واحد جمع آوري كنند . به عنوان مثال توابعي مانند : منابع انساني، مديريت مجموعه ي تأمين ، مديريت روابط مشتري، توابع مالي ، توابع صنعتي و توابع مديريت گمرك همگي در قالب يك فرم تقاضاي نرم افزاري قرار مي گيرند، و معمولاً نرم افزار مديريت پايگاه داده (database) و شبكه ي ارتباطي (network) شان را در خود جاي مي دهند ، امروزه همگي مي توانند يكجا باشند ، سيستم ERP .

انتگرال گيري كليدي براي ERP
انتگرال گيري مهم ترين بخش ERP مي باشد . هدف اصلي ERP انتگرال گيري از داده ها و فرآيندهاي همه ي بخش هاي سازمان و يكي كردن آن ها به منظور دسترسي آسان و بهبود جريان كارها مي باشد . ERP معمولاً انتگرال گيري را از طريق ايجاد يك نرم افزار مديريت پايگاه داده ي واحد انجام مي دهد . اين نرم افزار واحدهاي نرم افزاري متعددي را به منظور استفاده از بخش هاي مختلف يك سازمان با توابع كاري متعدد به كار مي گيرد .
اگرچه در يك الگوي ايده آل بايد يك سيستم ERP براي كل سازمان وجود داشته باشد ، تعداد زيادي از سازمان هاي بزرگ تر اغلب سيستم ERP ، سيستم هاي وابسته و سطوح مشترك خارجي آن را براي سيستم هاي مجزاي ديگري كه ممكن است قدرتمندتر باشند و كاركرد بهتري براي تأمين نيازهاي سازمان داشته باشند ، را توليد مي كنند . اما اغلب چنين الگويي بسيار وقت گير است و مستلزم ساعت ها زحمت مي باشد .

سيستم ERP ايده آل
يك سيستم ERP ايده آل سيستمي است كه در آن يك نرم افزار مديريت پايگاه داده ي (database) واحد در آن به كار رود و شامل همه ي داده ها براي واحدهاي نرم افزاري مختلف باشد . اين واحدهاي نرم افزاري مي تواند شامل :
صنعتي : برخي توابع شامل : مهندسي ، صلاحيت ، مديريت بهبود جريان كارها، كنترل كيفيت، صورتحساب موارد ، فرآيند صنعتي و غيره مي باشند .
مالي : شرح پرداختي ، شرح دريافتي، دارايي ثابت ، دفتر كل و مديريت پول و …
منابع انساني : منافع ، تعليم ، ليست حقوق ،‌توجه و رسيدگي و …
مديريت مجموعه ي تأمين : فهرست اموال، برنامه ريزي مجموعه ي تأمين ، زمان بندي فروشنده ، فرآيند تقاضا ، مدخل سفارش ، خريد و …
طرح ها : قيمت گذاري، صورتحساب ، مديريت فعاليت ، زمان و هزينه و ….
مديريت روابط مشتري : فروش و بازاريابي ، سرويس ، حق العمل، شماره ي تماس مشتري، مركز تلفني حمايت از مشتري و …
انبار داده : واحدي است كه معمولاً براي مشتريان سازمان، فروشندگان و كاركنان قابل دسترسي مي باشد .
ERP نيروي توليدي را بهبود مي بخشد .
پيش از ورود سيستم هاي ERP بخش هاي مختلف سازمان ، سيستم كامپيوتري ، داده و نرم افزار مديريت پايگاه متعلق به خود را داشتند . متأسفانه ، تعداد زيادي از اين سيستم ها قادر به برقراري ارتباط با ديگر سيستم ها نبودند و يا نياز به بازنويسي داده ها به منظور برقراري ارتباط ميان سيستم هاي كامپيوتري داشتند . به عنوان مثال ، مسائل مالي يك شركت در يك سيستم جدا از سيستم HR وجود داشت كه عملكرد توابع خاص را فشرده تر و پيچيده تر مي كرد .
وقتي كه سيستم ERP در جايي وجود دارد، معمولاً همه ي بخش هاي سازمان مي توانند هماهنگ عمل كنند به جاي اينكه نياز باشد هر سيستم با سيستم هاي ديگر سازگار شود، براي سازمان هاي بزرگ ، افزايش نيروي توليد و استفاده از نرم افزارهاي كم تر، نتيجه ي بدست آمده مي باشد .

اجراي سيستم ERP
اجراي سيستم ERP كار آساني نيست ، در حقيقت نيازمند برنامه ريزي فراوان، مشاوره مي باشيد و در بيشتر موارد نياز به زماني از 3 ماه تا يكسال دارد . سيستم هاي ERP فوق العاده عملكرد وسيعي دارند و براي بسياري از سازمان هاي بزرگ تر مي توانند بسيار پيچيده باشند . براي اجراي سيستم ERP در نهايت نياز به تغييرات قابل توجهي در پرسنل و تمرينات كاري وجود دارد . به اين دليل كه اين امكان وجود دارد كه يك كارمند IT در منزل با يك پروژه روبه رو شود ، استفاده از مشاوران اجراي ERP بسيار توصيه شده است . مشاوران بسيار موثرتر عمل مي كنند و در اجراي اين نوع سيستم ها كار آزموده تر مي باشند .
يكي از مهم ترين ويژگي هاي سازمان در زمان اجراي سيستم ERP ، مالكيت پروژه مي باشد . به خاطر تغييرات فراوان و تأثير وسيع آن ها بر اجزاء مختلف سازمان ، بسيار مهم است كه مطمئن شويم همه ي افراد براي به موفقيت رساندن پروژه و استفاده از سيستم جديد ERP كمك مي كنند.
سازمان ها معمولاً از نرم افزارهاي ERP يا شركت هاي مشاوره به منظور اجراي سيستم ERP دلخواه ، استفاده مي كنند . 3 نوع سرويس حرفه اي در زمان اجراي سيستم ERP وجود دارد كه شامل مشاوره ، بهبود بخش، و حمايت مي باشند .
سرويس هاي مشاوره ، سرويس هاي مشاوره اغلب مسئول مراحل اوليه ي اجراي ERP مي باشند ، آن ها به سازمان كمك مي كنند كه با سيستم جديدشان هماهنگ شوند با استفاده از تعليم توليد، بهبود جريان كارها و گسترش كاركرد ERP در سازمان هاي خاص و …
سرويس هاي بهبود بخش، سرويس هاي بهبودبخش با وسعت بخشيدن به كاربرد سيستم جديد ERP يا تغيير كاربرد آن با توليد سطوح مشترك اصلاح شده و يا موردتوجه قراردادن كد تقاضا، عمل مي كنند . وقتي سيستم ERP براي بسياري از كارهاي روزمره ي مركزي، طراحي شده هم چنان نياز براي سازندگي يا بهبودبخشي سازمان وجود دارد .
سرويس هاي حمايت ، سرويس هاي حمايتي شامل حمايت و نگه داري سيستم هاي ERP مي باشد . به عنوان مثال رفع اشكال و كمك با استفاده از موضوعات ERP .
مزاياي سيستم ERP
اجراي سيستم ERP مزاياي فراواني دارد ؛ در اين جا بخشي از آن ها آمده است :
-    يك سيستم انتگرال گرفته شده ي كلي
-    توانايي ساده و موثركردن فرآيندهاي مختلف
-    توانايي شركت دادن داده ها در بخش هاي مختلف يك سازمان
-    افزايش سطح تأثير و نيروي توليدي
-    پيگيري و پيش بيني بهتر
-    بهار كم تر
-    بهبود بخشيدن سرويس مشتري

معايب سيستم ERP
اگرچه مزاياي اجراي سيستم ERP براي بسياري از سازمان ها بيشتر از معايب آن بوده است ، اما در اين جا برخي از مشكلات تجربه شده ي رايج ذكر شده است :
با سرمايه گذاري كافي مي توان بسياري از موانع را محدود كرد البته تعليمات كافي نيز موثر مي باشد ، اگرچه موفقيت وابسته به مهارت ها و تجربيات كارمندان در وفق دادن سريع خود با سيستم جديد مي باشد .
-    بهبود بخشي محدود در بسياري از شرايط
-    نياز به فرآيندهاي كاري مهندسي
-    گراني نصب و اجراي سيستم هاي ERP
-    حمايت هاي تكنيكي تقلبي
-    ERP ممكن است براي برخي سازمان هاي خاص كه جديد هستند يا مي خواهند در آينده  در مسير جديد گام نهند ، بسيار انعطاف ناپذير باشد .

تعريفE.R.P
ابتدا تعاريف موجود از منابع مختلف را ذكر ميكنيم :1
ERP  يك سيستم اطلاعاتي قابل تغيير و تنظيم است كه تمام قسمتهاي مختلف و اطلاعات و فرايندهاي آن شركت را يكپارچه مي‌كند.
ERP  يك تفكر، فناوري و سيستمي براي مديريت موثرتر تمام منابع در يك سازمان است كه اين مديريت از طريق اتوماسيون و يكپارچه كردن تمام فرآيندها و در نتيجه بالا بردن كارايي سازمان است.
ERP  روشي براي برنامه‌ريزي و کنترل موثر تمامي منابع مورد نياز براي دريافت، توليد، ارسال و پاسخگويي به نيازهاي مشتريان، در شرکتهاي توليدي، توزيعي و خدماتي است.
ERP  يك راه حل مبتني بر فناوري اطلاعات است كه تمام منابع سازمان را توسط يك سيستم به هم پيوسته با سرعت، دقت و كيفيت بالا در كنترل مديران سطوح مختلف  سازمان قرار مي‌دهد تا بطور مناسب فرآيند برنامه ريزي و عمليات سازمان را مديريت نمايند.
و در نهايت :
Enterprise Resource Planning يا  ERPسيستم جامعي است كه سعي در مديريت موثرتر تمام منابع و يكپارچه‌سازي همه وظايف و بخشهاي موجود در يك سازمان با استفاده از يك سيستم كامپيوتري واحد را دارد كه بتواند نيازهاي خاص و ويژه اين بخشها را برآورده سازد. اين كار با استفاده از يك نرم افزار كامپيوتري انجام مي‌شود كه بوسيله يك Database واحد ، امكان به اشتراك‌گذاري اطلاعات و ارتباط بخشهاي مختلف را با يكديگر برقرار مي‌سازد. اين نرم‌افزار از تعدادي ماژول نرم افزاري تشكيل شده است كه هر يك بخشي از وظايف موجود در شركت را بر عهده دارند. اغلب نرم افزارهاي ERPآنقدر انعطاف پذير هستند كه شركتهاي خريدار قادرند تعدادي از ماژولهاي مورد نياز و يا همه آنها را نصب و بكارگيرند.
اماارائه تعريفي جامع براي ERP مشكل است. صاحب نظران تعاريف مختلفي براي ERP ارائه داده اند كه هر كدام جنبه هاي خاصي از اين سيستم را مورد توجه قرار مي دهد.  شايد آشنايي با ويژگيها، قابليتها و كاركردهاي ERP در بخشهاي مختلف سازمان در آينده بتواند كمك خوبي براي شناخت كامل اين سيستم باشد اما در اين بخش براي اينكه  بتوانيم زمينه هاي لازم را براي پرداخن به بخشهاي بعدي فراهم آوريم، تعاريف مختلفي را كه براي اين سيستم ارائه شده است، مورد بررسي قرار مي دهيم.
يكي از بهترين تعاريفي كه براي ERP وجود دارد عبارت است از:
بسته نرم افزاری کاربردی ERP يک مجموعه از ماژولهای يکپارچه آماده راه اندازی از پيش طراحی شده و از پيش مهندسی شده ای است که تمام فرايندهای تجاری سازمان را پوشش می دهد.
دست يابي به حداكثر كارايی در پياده سازی اين نرم افزار با هماهنگ سازی آن با نيازهای سازماني، بسيار پيچيده است.ERP به سازمان براي فعاليت در محيطی يکپارچه از نظر اطلاعاتی و فرايند گرا و اطلاعات محور و بصورت Real-time كمك بسيار زيادی می كند.
در تعريف فوق نكات قابل توجهي وجود دارد كه قبل از پرداختن به ساير تعريف ها بهتر است آنها را مورد بررسي قرار دهيم.
تعريف بيانگر اين موضوع است كه ERP يك مجموعه يا يك Suit نرم فزاري است. در ادبيات فناوري اطلاعات و ارتباطات، Suit به مجموعه هاي نرم افزاري مستقل ولي  مرتبط به يكديگري اطلاق مي شود كه براي دست يابي كه مقاصد خاصي طراحي شده اند. امكان تبادل سريع اطلاعات بين اين نرم افزارها و همساني محيط كاري در آنها، از مهمترين ويژگيهاي اين مجموعه هاست. اين مجموعه نرم افزارها هر كدام براي هدف خاصي طراحي شده اند.
ولي در عين استقلال عملياتي، امكان تبادل اطلاعات در بين آنها به راحتي امكان پذير است و از سوي ديگر ساختار ظاهري و يا User interface در همه آنها بسيار به يكديگر شبيه است ERP ها دقيقا چنين ويژگي را دارند يعني خود مجموعه اي از چندين نرم افزار مستقل ولي مرتبط به يكديگر هستند كه امكان تبادل اطلاعات در بين آنها به راحتي وجود دارد
. بلافاصله در همين تعريف بر ساختار ماژولار البته از نوع يكپارچه سيستم تاكيد شده است. ماژولها در ادبيات برنامه نويسي به مجوعه برنامه هاي مستقلي اطلاق مي شود كه در داخل برنامه هاي ديگر به اجرا در مي آيند. در تعريف ارائه شده براي ERP، منظور از ساختار ماژولار بيشتر استقلال بخشهاي مختلف برنامه از يكديگراست به اين معنا كه وجود برنامه ها يا نرم افزارها يا ماژولهاي مختلفي از جمله مالي و حسابداري، منابع انساني، برنامه ريزي و كنترل توليد و عمليات و … در دل يك بسته ERP مانع از توسعه بخشهايي از ERP در سازمان نمي شود.
بنابراين شما حتي مي توانيد به صورت انتخابي بخشهايي(ماژولهايي) از يك بسته نرم افزاري ERP را انتخاب و پياده سازي نماييد بدون اينكه نياز به پياده سازي تمامي بخشهاي آن باشد.
ساختار ماژولار ERP اين امكان رابه شما مي دهد كه ماژولهاي مختلف را از تامين كنندگان مختلف تهيه و سپس مجموعه آنها را در كنار يكديگر قرار دهيد. البته رعايت استاندارهايي در توليد ERP از طرف تامين كنندگان و فروشندگان (vendor) نرم افزار باعث تسهيل در انجام اين كار شده  است. در حال حاضر شركتهايي هستند كه كه بخشهاي مختلف ERP خود را حتي از بيش از 3 يا 4 تامين كننده تهيه كرده و سپس آنها را در كنار هم قرار داده اند. يكپارچگي ماژولها در سيستم ERP به معاني مختلفي مي تواند باشد.
يكپارچگي از لحاظ امكان افزودن ماژولهاي جديد، يكپارچگي از لحاظ پوشش دادن به تمامي فرايندهاي مورد نياز در يك بخش سازمان، يكپارچگي از لحاظ عدم تكرار برخي از فرايندها و يا حتي بخش يا بخشهايي از يك فرايند، يكپاچرگي از لحاظ اطلاعاتي و عدم تكرار داده ها در كل سيستم و….
اما آنچه كه مي توان از اين تعريف بصورت كلي استنباط نمود، پوشش كامل نرم افزار بر روي فرايندهايي است كه نرم افزار براي آنها پياده سازي مي شود.
به عنوان مثال با پياده سازي ماژول حسابداري و مالي، تمامي فرايندهايي كه در واحد حسابداري و مالي سازمان تعريف شده اند، تحت پوشش قرار مي گيرند.
از پيش طراحي، آماده و مهندسي شده بودن ERP بيانگر بخشي ديگر از ويژگيهاي اين بسته نرم افزاري است. سيستمهاي ERP  بر اساس بهترين فرايندهاي موجود يا Best Practic ها در بخشهاي مختلف صنعت طراحي شده اند. به اين معنا كه فرايندهايي كه در بسته هاي نرم افزاري ERP براي پشتيباني از روالهاي كليدي سازمان قرار گرفته است، بر اساس رويه هاي استانداري طراحي شده كه به تجربه ثابت شده بهترين راه براي انجام آن فرايند خاص است.
به عنوان مثال رويه هاي حسابداري تعبيه شده در ماژول حسابداري و مالي اين سيستم از بررسي و تجزيه و تحليل سيستمهاي مالي سازمانهاي بسيار گرفته شده و در نهايت رويه اي ارائه شده كه آزمونهاي مختلف را پشت سر گذاشته و بهترين راه براي انجام آن فرايند است.
يكي از ويژگيهايي كه لازم است در اين بخش مورد توجه قرار گيرد، آماده بودن اين نرم افزار است. بسته نرم افزاري ERP بصورت آماده و از پيش طراحي شده با توجه به ويژگيهايي كه قبلا به آن اشاره شد در بازار موجود است و عرضه كنندگان مختلفي آن را در اختيار سازمانها قرار مي دهند. البته ERP عرضه شده توسط هر يك از آنها داراي ويژگيهاي خاص خود بوده و تفاوتهاي زيادي بين آنها وجود دارد.
اين تفاوت بيشتر ناشي از پيش زمينه شركتهاي عرضه كننده ERP است. برخي از آنها پيش زمينه حسابداري و مالي خوبي دارند و به همين جهت ماژولهاي حسابداري و مالي عرضه شده توسط آنها از شهرت زيادي برخوردار است. برخي داراي زمينه توليدي هستند و برخي داراي زمينه تخصصي تهيه سيستمهاي اطلاعاتي منابع انساني.
اين تفاوت در زمينه ها از يك سو و از سوي ديگر توجه اين عرضه كنندگان به صنايع خاص و نوع نگرش آنها به ERP، باعث توليد بسته هاي نرم افزاري ERP متفاوتي شده است. مثلا ERP  عرضه شده توسط يك عرضه كننده بسيار مناسب صنعت خودرو است و ديگري براي دانشگاهها و مراكز آموزشي مناسب است. با وجود اين تفاوتها از لحاظ ساختاري و تركيبي تفاوت چنداني بين بسته هاي ERP مختلف وجود ندارد.
ذكر اين نكته در اينجا لازم است كه برخي سازمانها بسته نرم افزاري ERP را خريداري نمي كنند بلكه با توجه به تخصصي كه در سازمان آنها وجود دارد، خود راسا نسبت به توسعه نرم افزار ERP اقدام مي كنند كه البته اين موضوع داراي مزايا و معايب بي شماري است كه در فرصتي مناسب به آن پرداخته خواهد شد.
پياده سازي ERP در سازمان بستري يكپارچه براي تبادل سريع اطلاعات بين بخشها و فرايندهاي مختلف فراهم مي آورد. اين يكپارچگي بيشتر از آنجا ناشي مي شود كه تمامي اطلاعات سيستم تنها در يك پايگاه داده ذخيره سازي شده و مانند سيستمهاي جزيره اي موجود در سازمانها، اطلاعات در پايگاههاي داده اي متفاوت با يكديگر از جنبه هاي مختلف، ذخيره سازي نمي شود.
يكساني زيرساخت توسعه ERP در ماژولهاي مختلف امكان توسعه آن را در كوتاه مدت و بلند مدت فراهم مي آورد. به بياني ديگر از يك Platform و زبان برنامه نويسي يكسان در طراحي و ساخت تمامي ماژولهاي ERP استفاده مي شود.
سازمان هاي امروزي در جهت جهاني شدن رقابت مي كنند به طوري كه  اين رقابت به سطوح بي سابقه اي رسيده است. در بازارهاي رقابت جهاني ، سازمانها به يافتن راه حل هاي كسب و كاري بهتر با ساختارهاي انعطاف پذير و قابل اطمينان تر نياز دارند.
بسياري از زيرساختارهاي سازماني و تشكيلاتي توسط سيستم هاي اطلاعاتي (كه فرايندهاي كاري را بطور مستقيم و يا غير مستقيم در جهت رشد و ابقاء سازمان پشتيباني مي كنند) توانمندتر شده اند. با اداره مؤثرتر اين فرايندها مزاياي رقابتي مي توانند از طريق كاهش هزينه، افزايش توليد و بهبود سرويس دهي مشتريان حاصل شوند. در دو دهه گذشته گرايش خاصي به راه حلي متمركز كه فرايندهاي كاري را بهبود مي دهند ايجاد شده است.
اين راه حل عبارت است از :
برنامه ريزي منابع سازمان يا Enterprise Resource Planning (ERP)
سيستمهاي ERP حول تفكر برنامه هاي كاربردي پيش ساخته تكامل يافته اند. فروشندگان ، برنامه هاي كاربردي را براي هر بخش خاصي از صنايع توليد كرده و سازمانها ،  برنامه هاي كاربردي را مطابق با نيازهايشان خريداري مي كنند. در اين برنامه هاي كاربردي مدلهاي گردش كار جاسازي شده اند. همچنين برنامه هاي كاربردي آماده به منظور برخي انعطاف پذيري ها در پيكر بندي و شكل دهي فرايندهاي كاري ، مورد استفاده قرار ميگيرند.
هر يك از برنامه هاي كاربردي در بردارنده داده ها و اطلاعاتي مي باشند كه بواسطه اين اطلاعات فرايندهاي سازماني را كنترل مي نمايند.
به منظور بايگاني بهتر و متناسب تر، سازمان هاي اجرايي اغلب  به برنامه هاي كاربردي نياز دارند تا به وسيله تنظيم و به كارگذاري هزاران پارامتر متناسب و درخور نياز سازمان باشند.
در سيستمهاي ERP معمولاً مدل گردش كار[1] در نرم افزار برنامه كاربردي جاسازي                   مي شود. به منظور شكل‌دهي فرايند گردش كار ، بيشتر پارامترهايي كه ERP دارد به طرق مختلفي انعطاف پذير است.
به عبارت ديگر سيستمهاي ERPجهت خودكاركردن وظايف كاري پديدآمده اند و راه حل            داده اي (اطلاعاتي) يكپارچه اي در سرتاسر زيرساختار سازماني ارائه مي دهند.
سيستم هاي برنامه ريزي منابع سازمان ، سيستم هاي اطلاعاتي پيكره بندي شده اي                مي باشند كه اطلاعات و فرايندها مبتني بر اطلاعات را در داخل و در ميان نواحي كاري سازمان يكپارچه مي‌كنند.
به طور معمول شركتها به جهت برآوردن نيازهاي هر يك از سيستم هاي كاري خود، نظير حسابداري ، خريد، برنامه ريزي و كنترل موجودي و… برنامه هاي كاربردي كامپيوتري مجزايي ايجاد مي‌كنند. چنين سيستم هايي درون جزاير متناقض اطلاعاتي رشد مي كنند؛ بنابرين تحكيم و اتحادشان ممكن نمي‌باشد.
در نتيجه راه حل سيستمهاي ERP راه حل مناسب را فراهم كرده و اطلاعات و سرويسهاي مربوط به دپارتمانهاي سرتاسر يك سازمان را يكپارچه مي نمايند.
اين راه حل به سازمانها اجازه مي‌دهد كه تمام منابع‌شان را بهتر اداره كنند و بدينوسيله و به واسطه يكپارچگي تمام اطلاعات در ميان فرايندهاي كاري مختلف هزينه ها را كاهش داده و كارايي را افزايش ‌دهند.
سير تكاملي ERP از لحاظ تاريخي مبدأ و منشا سيستمهاي ERP مي تواند با برگشت به دهه 60 ميلادي دنبال شود كه در آن زمان تمركز سيستم هاي اطلاعاتي بطور عمده بر اداره كردن سنتي موجوديها بود. در دهه 70 ميلادي سيستمها بر برنامه ريزي احتياجات مواد  MRP يا  Material Requirement Planning  متمركز شدند.
در دهه80ميلادي تفكر و مفهوم MRPII Manufacturing Resource Planningبوجود آمد كه شامل بهينه سازي فرايندهاي توليدي كل كارخانه مي باشد.
پيشرفتهاي تكنولوژي نوين، توسعه سيستم هاي نرم‌افزاري جهت اداره كردن واحدهاي وظيفه‌مند را آسان كرده‌اند و اجراي مدلي مفهومي را ممكن ساخته‌اند. به اين مدل معماري و چارچوب يكپارچه كه سيستم‌هاي اطلاعاتي سازمان را شرح مي دهد؛ مي‌توان بعنوان بذر(دانه) سيستم هاي ERP نگريست.
سيستمهاي  ERPمختلف رايج در دسترس شامل موارد زير مي باشند :
SAP
PeopleSoft
Oracle
Autres
Baan
بواسطه آناليز سير تكاملي تاريخي و بلوغ اين سيستم ، مي توان مشاهده كرد كه سيستمهاي ERP در نتيجه يك سير صعودي روان ، با قاعده و پيوستگي پديدار گشته اند و مي توانند از سالهاي 60 تا اواسط سالهاي 90 با تجارب موفقيتهاي بزرگ در سرتاسر جهان دنبال شده باشند.
اين سير تكاملي مترقي (كه شامل سيستم هاي موجودي پايه ، MRP ، MRPII و تمديدات MRPII مي‌باشند) در جهت توليد محصول با كيفيت عالي و قابل اعتماد در صنعت ، با اعتبار بالا ، جايگاه خوب در بازار و مزاياي  قوي بر فراز سيستم هاي رقابتي سوق داده شده اند.
مزاياي پياده‌سازي ERP
    ايجاد يكپارچگي سازماني از بعد اطلاعاتي و افزايش سازگاري در اطلاعات موجود در سازمان.
    استانداردسازي فرايندهاي سازماني بر اساس تجربياتي برتري [2] كه شركت هاي عرضه كننده نرم‌افزار از سازمانهاي مختلف به دست آورده اند.
    مهندسي مجدد فرايندهاي سازماني و کاهش زمان انجام آنها.
    تبديل فرايندهاي سازماني از حالت ضمني به حالت صريح ( به علت مهندسي مجددي که در فرايندهاي سازمان صورت مي پذيرد )،
    امكان نصب و راه اندازي سريعتر سيستمهاي مرتبط با ERP در سازمان از جمله ماژولهاي مختلف اين نرم افزار و يا ساير نرم‌افزارهاي كاربردي كه از طرف عرضه  كنندگان ERP ارائه نشده و مخصوص آن سازمان هستند.
    امکان و يا تسهيل توسعه سيستمها و تکنولوژيهاي جديداز جمله JIT،،ABC و…. ،
    امکان ايجاد همکاري‌هاي تجاري، سرمايه گذاريهاي مشترک، ادغام و.. براي سازمانها با هزينه کمتر و بازدهي بيشتر و نتيجه بهتر.
    تغيير تمرکز از برنامه نويسي كامپيوتري در سازمان به بهبود فرايندها،

    فراهم شدن زير ساخت لازم به منظور پرداختن به SCM و CRM ، اين دو مبحث در حال حاضر تبديل به دو جزء جدايي ناپذير ERP2 شده اند.
    توسعه زير ساخت لازم به منظور وارد شدن به بحث e-Business.
    يكپارچه سازي اطلاعات: بر خلاف سيستهاي ديگر كه ممكن است هر يك از بخشهاي مالي، فروش، توليد و… گزارشهاي ضد و نقيضي در مورد فعاليتها و سهم خود در  افزايش ميزان درآمد شركت ارائه دهند،ERP به شركت كمك خواهد كرد كه اطلاعات مورد نظر را بصورت جامع و كامل از يك سيستم بدست آورد.
    يكپارچگي اطلاعات در مورد سفارشات مشتريان :ERP كمك خواهد كرد تا سفارشات مشتريان از زمان دريافت سفارش از مشتريان، دريافت مواد اوليه از تامين كنندگان كالا براي توليد آن سفارش تا تحويل كالاي توليد شده به مشتري و دريافت وجه آن بطور يكپارچه در يك سيستم نگهداري شود و به اين ترتيب شركتها قادرند براحتي سفارشات را رديابي كنند و هماهنگي لازم بين بخشهاي مختلف شركت را ايجاد نمايند.
    استاندارد سازي و سرعت بخشيدن به فرآيند توليد: سيستمهايERP با استاندارد سازي فرايندهاي توليد و استفاده از يك سيستم كامپيوتري منسجم باعث صرفه جويي در زمان و افزايش بهره وري خواهند شد.
    كاهش موجودي انبار:ERP با بهينه سازي فرآيند سفارشات و توليد محصول، باعث كاهش موجودي مواد اوليه و موجودي در جريان ساخت مي‌گردد و همين امر موجب كاهش موجودي كالاي ساخته شده در انبارها مي‌شود. به بيان ديگرERP توانايي مديريت زنجيره عرضه محصول(Supply Chain Management) را نيز فراهم مي‌سازد.
    استاندارد سازي اطلاعات مربوط به منابع انساني شركت، صرفه‌جويي در زمان و جلوگيري از دوباره كاري.

معایب ERP

    نصب و نگهداری این سیستم‌ها بسیار گران است.
    استفاده از بعضی از این سیستم‌ها دشوار است.
    برای به اشتراك گذاشتن برخی از اطلاعات حساس كه برای یك فرایند ضروری است، با مقاومت فراد مواجه می‌شود.
سيستم هاي تشكيل دهنده ERP
سيستم هاي ERP شامل مجموعه‌هاي گوناگون و متعددي است كه يكپارچگي آنها اهميت و ارزشي مضاعف را براي سازمان و شاخه هاي مختلف آن پديد مي آورد :
    مجموعه اطلاعات پايه سازمان
    مجموعه اطلاعات پايه كنترل پروژه
    مجموعه اطلاعات پايه توليد/ سرويس
    مجموعه اطلاعات پايه لجستيك و تداركات
    مجموعه اطلاعات پايه منابع انساني
    مجموعه اطلاعات پايه مالي
    مجموعه زير سيستم هاي لجستيك
    مجموعه زير سيستم هاي توليد
    مجموعه زير سيستم هاي مالي
    مجموعه زير سيستم هاي مديريت منابع انساني
    مجموعه زير سيستم هاي اطلاعات فني
    مجموعه زير سيستم هاي اداري
لازم به ذكر است كه اين تقسيم بندي مطلق نيست و مي تواند در سازمان هاي مختلف به تناسب نوع و وسعت فعاليت هايي كه در حال انجام است تغيير كند.هر يك از اين سيستم ها با يك پايگاه اطلاعات واحد در ارتباط است. و اطلاعات خود را با ديگر سيستم ها به اشتراك مي‌گذارد. با توجه به نوع فعاليت (توزيع جغرافيايي) بزرگي و پيچيدگي سازماني كه سيستمERP مي‌خواهد در ان پياده گردد، زير سيستم هاي يك ERP تعيين مي‌شود و با توجه به نيازهاي سازمان عمليات انطباق (Customizing) صورت مي‌گيرد. تا اين مجموعه كليه نيازهاي عمومي و خاص انها را براورده سازد.و سپس آموزش و پياده سازي انجام گيرد.
معماري ERP
سيستم هايي كه ERP را در سطح كارخانه ها يا سازمانها پياده سازي مي‌كنند به صورت لايه اي پياده سازي مي‌شوند. بنابراين يك نرم افزار كه ERP را در سطح يك كارخانه  يا سازمان پياده‌سازي مي كند  بايد عمليات زير را پشتيباني كرده و قسمتهاي زير را يكپارچه كند :
    كنترل مالي (Inventory Control)
    صورت حساب مواد (Bill Of Material)
    برنامه ريزي نيازمندي ها (Requirements Planning)
    حساب هزينه ها (Cost Accounting)
    برنامه ريزي بودجه (Budgeting)
    خريد و دريافت (Purchasing / Receiving)
    سفارش فروش و حمل (Sales Order / Shipping)
    عمليات هر روند (Work in Process)
    مديريت توليد (Production Management)
    كنترل سطح كارخانه (Shop Floor Control)
    سر برنامه توليد (Master Production Schedule)
    پيگيري پروژه (Project Tracking)
    حسابهاي قابل دريافت (Accounts Receivable)
    معين عام (General Ledger)
    حسابهاي قابل پرداخت (Accounts Payable)
    انبار و توزيع (Warehouse / Distribution)
    مشخصه هاي بارز سيستم (System Highlights)
هر يك از قسمتهايي كه در بالا اشاره كرديم خود به قسمتهاي مختلفي تبديل مي‌شوند.
مختصري در مورد  MRPو  MRPII از زيرسيستمهاي ERP
قبل از پرداختن به ERP لزوم شناختي مختصر از سيستمهاي قبل از آن كه پايه و اساس ERP بر آنها استوار است امري ضروري بنظر ميرسد.
در كلMRP, MRPII, ERPدر رده سيستمهاي برنامه ريزي طبقه‌بندي مي‌شوند.
(Material Requirement Planning يا  MRPيك سيستم اطلاعاتي است كه براي برنامه ريزي مواد مورد نياز براي توليد و به عبارت ديگر اقلام مشخص شده در سربرنامه (MPS : Master Production Schedule) توليد بكار مي‌رود.
اساس كار به صورت پايين به بالا  از MPS شروع و نيازمندي‌هاي هر جزء راتعيين مي‌كند.
ورودي ها :
    سربرنامه توليد (MPS : Master Production Schedule)
    صورت حساب مواد (BOM : Bill Of Materials)
    پايگاه داده مالي (Inventory Database)
    زمانبندي مديريتي (Lead Times)
خروجي ها :
    برنامه ريزي مواد مورد نياز به صورت كامل مشخص مي‌گردد كه ممكن است به توليد يا خريد آنها منجر شود.
    تعيين اينكه چه چيزي را به چه اندازه و چه موقع سفارش دهيم. (يا توليد كنيم)
    تعيين اولويت ها جهت برنامه ريزي موجودي ها ، ظرفيت مورد نياز
نكته مهم : برنامه MRP عمليات پيش‌بيني ، ثبت سفارشات و… نيست بلكه قسمتي از مجموعه ساخت و توليد است.

MRP در محيط ERP
Manufacturing Resource Planning يا MRPII  يك توسعه از MRP است كه براي  برنامه ريزي كل منابع مورد نياز براي اجراي يك Business به كار مي رود.

عمليات و محدوده كاري MRPII
پيش‌بيني (Forecasting) قابليت ثبت درخواست مشتري
    برنامه ريزي توليد (Production Planning / master production scheduling)
    ساختار توليد (Production Structure / Bill of material processor)
    كنترل مالي (Inventory Control)
    برنامه ريزي ظرفيت (Capacity Planning)
    كنترل سطح كارخانه‌اي (Shop Floor Control)
    برنامه خريد (Purchasing)
    حسابداري (Accounting)
    تحليل مالي (Financial Analysis)
مزايا و معايب سيستمهاي MRP
مزايا :
    تاكيد و اهميت بر روند و صورت حساب مواد (Bill Of Material)و مستقل بودن از درخواست .
    تاكيد و اهميت بر ساختار اطلاعاتي
معايب :
    مواد گرا بودن آنها به جاي روند گرا بودن آنها (Material Oriented, not process oriented)
    مشخصات كامل محصول بايد قبلا آماده شده باشد.
    يك روش ثابت مي‌باشد بجاي اينكه وابسته به حالتهاي زمانهاي مديريتي (Lead Times)باشد.
    برنامه‌ريزي ظرفيت محدود نيست. (No finite capacity planning)
از نقص هاي ديگر MRP مي‌توان به موارد زير اشاره كرد :
    ركوردهاي كامپيوتري نادرست : يعني MRP نمي‌تواند بعد از تثبيت كاري انجام دهد.
    غير واقعي و تصوري بودن سر برنامه توليد : يعني بعد از تثبيت آن امكان بهبود وجود ندارد.
    فقدان يك مديريت بالاتر (Lack of top management involvement)
    ناپسنديده بودن و يادگيري سخت آن براي كارمندان

سيستمهاي MRP از ابزار اوليه و اصلي براي ساخت و Monitor كردن برنامه كنترل توليد به حساب مي‌آيد و در حقيقت يك تصوير زمانبندي شده و برنامه ريزي شده ازنيازمندي ها و درخواستها ارائه مي‌دهد.
در سيستمهاي امروزي MRP در دل اين سيستمها قرار دارد و باعث توازن بين توليدو عرضه مي‌شود و عمليات مالي در سازمان را منظم مي‌كند و يكي از بخشهاي اصلي سيستمهاي امروزي محسوب مي‌شود.
این ادعای بزرگی است!
یك برنامه نرم‌افزاری كه بتواند نیازهای افراد مالی و منابع انسانی را برآورده سازد. هریك از واحدها سیستم كامپيوتری منحصربه خود را برای بهینه سازی عملكردهایش دارد. اما ERP آنها را در یك برنامه نرم‌افزاری يكپارچه تركیب می‌كند.
این برنامه از طریق یك پايگاه داده‌ها اجرا می‌شود، لذا واحدهای مختلف می‌توانند اطلاعات را ساده‌تر به اشتراك بگذارند و با هم ارتباط برقرار سازند. این شیوه یيكپارچه در صورتیكه شركت‌ها نرم‌افزار را به درستی نصب كنند، مزایای متعددی دارد.
برای مثال، دریافت سفارش مشتری. در واقع هنگامی كه مشتری سفارش می‌دهد، سفارش به صورت كاغذی یا كامپيوتری در واحدهای مختلف شركت در گردش است. این گردش سبب تاخیر در پاسخ‌گویی به سفارش می‌شود، در ضمن پيچيك از افراد شركت به درستی نمی‌داند كه وضعیت سفارش در هرنقطه چگونه است.
ERPسیستم‌های كامپيوتری مستقل رادر واحدهای مالی، منابع انسانی و انبارداده‌ها در هم می‌شكند و آنها را با برنامه نرم‌افزاری يكپارچه كه به ماجول‌های نرم‌افزاری تقسیم می‌شود، جايگزين می‌سازد.
بدین ترتیب واحدهای مالی، ساخت و انبارداده‌ها هنوز هم نرم‌افزار خودشان را دارند، با این تفاوت كه حالا نرم‌افزارها به یكديگر لینك شده‌اند،به گونه‌ای كه واحد مالی می‌تواند با مراجعه به انبارداده‌ها از تحویل سفارش مطلع شود. اكثرنرم‌افزارهای ERP انعطاف پذیرهستند، به گونه‌ای كه شما می‌توانید بعضی از ماجول‌ها را نصب كنید بدون اینكه نیاز باشد تا كل بسته را بخرید. برای مثال، بسیاری از شركت‌ها فقط ماجول مالی یا منابع انسانی ERP را نصب می‌كنند.

چگونه ERP می‌تواند كارآیی كسب و كارشركت را بهبود بخشد؟
نكته مهم این است كه به مدت زمانی كه به طول می‌انجامد، توجه نكنیم، به طور متوسط پس از یك یا سه سال این نرم افزار كارآیی را افزایش می‌دهد.
ERP چه چيزی را در كسب كار اصلاح می‌كند؟
دلایل عمده ی استفاده از ERP در شركت‌ها عبارتند از:
اطلاعات يكپارچه مالی- از آنجاییكه كه مدیر اجرایی ارشد شركت سعی دارد از كارآیی مطلع شود، شاید با گفته‌های متفاوتی مواجه شود. واحد مالی مجموعه اعداد مربوط به خود را دارد و سایر واحدها نیز به همین ترتیب. ERP نسخه واحدی از واقعیت است و سئوال براگيز نخواهد بود. زیرا هر فردی از یك سیستم مشابه استفاده می‌كند.
يكپارچگی اطلاعات سفارش مشتری – سیستم‌های ERP می‌توانند در جایی استقرار یابند كه سفارش مشتری دریافت، سفارش وی تحویل و صورتحساب صادر شود.اگراین  اطلاعات دریك سیستم نرم افزاری نگهداری شود، شركت می تواند به سادگی سفارشات، ساخت، موجودی و عرضه را همزمان ردیابی كند.
استانداردسازی و سرعت دهی به فرایندهای ساخت – شركت های سازنده به ويژه آنهایی كه از ادغام چند شركت به وجودآمده‌اند، چندین واحد كسب و كار دارند كه ممكن است از  روش‌ها و سیستم‌های كامپيوتری متفاوتی استفاده كنند. سیستم‌های ERP با بهره گيری از روش‌های استاندارد، برای اتومات سازی بعضی از گام‌های فرایند ساخت به كار می‌روند.استانداردسازی این فرایندها و استفاده از یك سیستم كامپيوتری يكپارچه می‌تواند سبب صرفه جویی در زمان شود و بهره‌وری را افزایش دهد.
كاهش موجودی- ERP به جریان روان‌ترفرایند ساخت كمك می‌كند و رویت پذیری فرایند سفارش را در شركت بهبود می‌بخشد.
استانداردسازی اطلاعات منابع انسانی – منابع انسانی، به ويژه درشركت‌هایی كه چندین واحد كسب و كار دارند، ممكن است یك روش ساده و يكپارچه برای ردیابی زمان كارمندان و برقراری ارتباط با ایشان در زمینه خدمات نداشته باشد. ERP می‌تواند در این مورد كمك كند.

هزینه واقعی ERP چقدر است؟
اخیرا متا گروپ درباره هزینه كل مالكیت ERP شامل سخت‌افزار، نرم‌افزار، خدمات حرفه‌ای و كارشناسان داخلی مطالعاتی را انجام داده است. ازبین 63 شركتی كه مورد بررسی قرار گرفته‌اند، ازجمله شركت‌های كوچك -متوسط و بزرگ صنعتی، مبلغ موردنظر به طور متوسط 15 میلیون دلار بوده است.
و متا گروپ به این نتیجه رسید كه پياده سازی ERP گران است و چندان به نوع شركتی كه از آن استفاده می‌كند، بستگی ندارد.

هزینه‌های پنهان ERP كدامند
    آموزش: هزینه‌های آموزش بالاست. زیرا كاركنان مجبورند مجموعه فرایندهای جدیدی را فرا بگيرند. بدتر اینكه، شركت‌های خارجی آموزشی نیز نمی‌تواننددراین مورد به شما كمك كنند. آنها به افراد نحوه بكارگيری نرم‌افزار را می‌آموزند نه روش‌های خاص استفاده از آن در كسب و كار شركت. شرایطی را مهیا نمایید و تحت آن شرایط فرایندهای مختلف كسب و كار را كه از سیستم ERP تاثیر می‌پذيریرند، شناسایی كنید.به خاطر داشته باشید كه مسوولین واحد مالی از همان نرم‌افزاری استفاده می‌كنند كه مسوولین واحد فروش استفاده كرده‌اند، هر دوی آنها اطلاعاتی را وارد می‌كنند كه بر هر دو  سیستم تاثیر گذارند. لذا باید از متخصیین تكنولوژی اطلاعات بخواهید كه چنين دوره‌های آموزشی را برگزارنمایند.

    آزمایش و يكپارچه سازی: آزمایش ارتباط بین بسته‌های ERP و سایر بخش‌ها، هرینه ديگری را به دنبال خواهد داشت. یك شركت سازنده شاید برنامه‌های كاربردی از تجارت الكترونیك و زنجیره تامین گرفته تا محاسبه مالیات برفروش و باركدينگ را دارا باشد. همه يكپارچه سازی‌ها با ERP در ارتباطند. بهتر است این برنامه‌ها را از یك فروشنده ERP بخرید. آزمایش يكپارچگی ERP به همراه آموزش باید صورت گيرد.

    3. سفارشی سازی: برنامه‌های افزودنی تنها سرآغاز هزینه‌های يكپارچه سازی ERP محسوب می‌شوند. هزینه ديگری كه بهتر است تا حد امكان از آن اجتناب شود، سفارشی  سازی هسته اصلی نرم‌افزار ERP است. این وضعیت زمانی رخ می‌دهد كه نرم‌افزار ERP نتواند یكی از فرایندهای كسب و كار را مدیریت كند و شما تصمیم می‌گيرید با سفارشی سازی نرم‌افزار مشكل را حل كنید. سفارشی سازی می‌تواد بر هر ماجول سیستم ERP تاثیر گذارد، زیرا آنها كاملا با هم درارتباطند. ارتقاء بسته ERP نیز معضل بزرگی است. زیرا مجبورید دوباره برای نسخه جدید، سفارشی سازی را انجام دهید. و از سوی ديگر، فروشنده از شما پشتيبانی نخواهد كرد و باید كارشناسان جدیدی را برای انجام سفارشی سازی و پشتيبانی استخدام نمایید.

    تبدیل داده‌ها: تبدیل اطلاعات نظیر سوایق مشتری، عرضه كننده، طراحی محصول از سیستم قدیم به سیستم جدید ERP هزینه براست.

    تجزیه و تحلیل داده‌ها: اغلب، داده‌های سیستم ERP به منظور انجام تجزیه و تحلیل، باید با داده‌های سیستم‌های خارجی تلفیق شوند. كاربرانی كه تجزیه و تحلیل‌های حجیم انجام می‌دهند، باید هزینه انبارداده‌ها را نیز در نظر بگيرند. زیرا ERP شناسایی تغییرات روزانه داده‌ها را به خوبی انجام نمی‌دهد و برای این منظور باید یك برنامه سفارشی نوشته شود.

    مشاوره: هنگامی كه كاربران نمی‌توانند دراین زمینه برنامه‌ریزی كنند باید از مشاور كمك بگيرند، لذا هزینه مشاور نیز به هزینه‌های فوق افزوده می‌شود.

    جايگزینی بهترین‌ها: موفقیت ERP به استخدام افراد ماهر بستگی دارد. این نرم‌افزار بسیار پيچيده است و نمی‌توان آن را به هر كسی سپرد. بدتر اینكه، شركت باید برای جايگزینی افراد پس از اتمام پروژه نیز آماده باشد.

    هيچگاه كار تیم‌های پياده سازی اتمام نمی‌پذیرد: اكثر شركت‌ها با پروژه ERP همانند سایر پروژه‌ها رفتار می‌كنند. به محض اینكه نرم‌افزار نصب شد، تیم به كار اصلی خود مشغول می‌شود. اما باید توجه نمایید كه تیم پياده سازی ارزشمنداست. زیرا اطلاعاتشان درباره فرایندهایی نظیر فروش، ساخت، منابع انسانی و… بیشتر از مسئولین این فرایندهاست. لذا آنان نباید به كار اصلی خود مشغول شوند، زیرا پس از نصب ERP كارهای زیادی را باید انجام دهند. نوشتن گزارشات حاصل از اطلاعات سیستم جدید ERP حداقل برای یكسال آنان را مشغول نگاه می‌دارد.

چرا اغلب پروژه‌های ERP شكست می‌خورند؟
ERP مجموعه‌ای از عملیات خوب برای انجام وظایف شركت نظیر مالی، ساخت و …. است. شما به منظور بهره برداری بهتر ار نرم‌افزار باید افرادی را در شركت داشته باشید تا روشهای كاری را با نرم‌افزار تطبیق دهند.اگر افراد واحدهای مختلف درباره برتری روشهای كاری لحاظ شده در نرم‌افزار نسبت به روشهایی كه آنها به كار می‌برند، به توافق نرسند، برای استفاده از نرم‌افزار مقاومت نشان می‌دهند یا از واحد تكنولوژی اطلاعات درخواست می‌كنند تا نرم‌افزاری تهیه نماید كه متناسب با روش‌های كاری آنان باشد. و در اینجاست كه پروژه ERP شكست می‌خورد. از طرفی سفارشی سازی نرم‌افزار ،آن را ناپايدارتر و نگهداریش را دشوار می‌كند.

این مطلب را به اشتراک بگذارید: